İletişim Politikamız
AMAÇ
İletişim Politikasının (bundan sonra “Politika” olarak anılacaktır) amacı, HES Kablo A.Ş.’nin (bundan sonra “Şirket” olarak anılacaktır) şirket içi ve dışı tüm iletişim süreçlerinde dürüstlük, şeffaflık ve profesyonellik ilkesine dayalı olarak güçlü bir iletişim yapısı oluşturmak amacıyla gereken standartları ve beklentileri belirmektedir.
TANIMLAR
Bu bölümde politikada geçen özel terim ve kavramlar aşağıdaki şekilde kısaca açıklanmaktadır.
Şirket: HES Kablo A.Ş.
Politika: İletişim Politikası
Çalışan: Şirket yöneticilerini ve çalışanlarını ifade eder.
İç Paydaşlar: Şirket Üst Yönetimi ve Çalışanları ifade eder.
Dış Paydaşlar: Şirket’ten etkilenen veya etkileyen kurum dışındaki kişi, grup veya kurum/kuruluşları ifade eder. Şirketin müşterileri, kamuoyu, tedarikçileri, iş ortakları, yatırımcıları, yerel topluluklar, kamu kurumları ve düzenleyici kurumlar, akademik kuruluşlar, finansal kuruluşlar, sivil toplum kuruluşları, sektör kuruluşları ve meslek örgütleri ile medya kuruluşları sayılabilir.
KAPSAM
3.1. Politika,
Şirketin tüm Çalışanlarını,
Mal ve hizmet alınan firmaları, tüm iş ortaklarını ve çalışanlarını,
Dış hizmet alınan firmaları; danışmanlar, avukatlar, müşavirler ve dış denetçiler de dâhil olmak üzere Şirket adına görev yapan kişi ve kuruluşları, Şirket’in ticari ilişki içinde olduğu müşterileri de dâhil olmak üzere tüm değer zincirini kapsar.
İLKE VE ESASLAR
4.1. İletişim Kuralları
4.1.1. Şeffaflık
4.1.1.1. Şirket, iletişimde şeffaflık ve doğruluk ilkesini benimser. Şirket içi ve şirket dışı iletişimde gerçek, doğru ve güncel bilgilerin paylaşılmasını teşvik eder. Yanıltıcı veya manipülatif bilgilerin iletilmesi kesinlikle kabul edilemez.
4.1.2. Dürüstlük ve Etik İlkeler
4.1.2.1. Şirket, tüm iletişim süreçlerinde evrensel olarak kabul görmüş etik ilkelere ve Etik Kurallar Kitapçığına sıkı bir şekilde uyar.
4.1.3. Gizlilik ve Veri Güvenliği
4.1.3.1. Şirket, müşteri bilgileri, ticari sırlar, çalışan verileri ve diğer hassas bilgilerin gizliliğini korumakla mükelleftir. İletişim süreçlerinde gizli bilgilerin paylaşımı yalnızca yetkili kişiler arasında yapılır ve ilgili yasalara tam uyum sağlanır.
4.1.4. İletişim ve Geri Bildirim
4.1.4.1. İletişim, tek yönlü değil, karşılıklı ve etkileşimli olmalıdır. Şirket, çalışanlar, müşteriler ve diğer paydaşlarla açık bir iletişim kanalı oluşturur ve geri bildirim alma ve verme süreçlerini teşvik eder. Bu geri bildirimleri dikkate alarak sürekli iyileştirmeler yapar.
4.1.5 Kültürel Duyarlılık ve Çeşitlilik
4.1.5.1. Şirket, farklı kültürler ve dil grupları arasında etkili iletişimi teşvik eder. Kültürel çeşitliliği saygıyla karşılar ve iletişim süreçlerinde herkesin kendini ifade edebileceği bir ortam oluşturur. Irk, cinsiyet, din veya diğer kişisel özelliklere dayalı herhangi bir ayrımcılık yapmaz.
4.2. İletişim Metotları
4.2.1. Paydaşlarla iletişim kurarken kullanılacak metotlar Paydaş Katılımı Politikasında yer almaktadır.
4.2.1.1. Şirket içi iletişimde tercih edilen kanallar e-posta, anlık mesajlaşma, toplantılar vb. iç iletişim platformlarıdır.
4.2.1.2. Şirket dışı iletişimde, müşterilerle olan iletişim genellikle e-posta, telefon veya yüz yüze görüşmeler yoluyla gerçekleştirilir. Sosyal medya platformları da Şirketi temsil eden kişiler tarafından dikkatlice kullanılır.
4.2.2. Etik Kurallar Kitapçığına, Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikasına, Bağış ve Yardım Politikasına, İnsan Hakları Politikasına ve Rekabet Politikasına aykırı veya şüpheli durumlar Etik Hat üzerinden iletişime geçilebilir.
E-posta: etik@hes.com.tr
Adres: Erciyes Mahallesi, Hes Caddesi No:22 38210 Hacılar/KAYSERİ
4.3. Acil Durumlarda İletişim
4.3.1. Acil Durumlarda kullanılan iletişim metotları SG-ADP-01- ACİL DURUM Planı’nda yer almaktadır.
4.4. Kayıt Tutma
4.4.1. Tüm iletişimler mümkün olduğunca yazılı olarak kayıt altına alınır. Bu kayıtlar aşağıdaki bilgileri içermelidir.
• Toplantı tutanaklarını,
• Yazışmalar, notlar, elektronik postalar, posterler vb. her türlü formatta yapılan iletişimlerin asıl kopyalarını.
4.4.2. Yönetim Sistemleri ile ilgili gerçekleştirilen iletişimlerin kayıtlarına ulaşılması ve gözden geçirilmesi kolayca yapılabilecek şekilde düzenlenmeli ve saklanmalıdır. Bu amaçla ortak ağ üzerinde tüm bölümlere özel oluşturulan klasörler, easy platformu ve HES Portal platformu kullanılır.
KAPSAM VE SORUMLULUKLAR
5.1. Yönetim Kurulu
5.1.1. Yönetim Kurulu, Politikanın oluşturulması, uygulanması ve güncellenmesinin üst gözetiminden sorumludur.
5.2. Sürdürülebilirlik Komitesi
5.2.1. Paydaş Katılımına ilişkin süreçlerin Kurumsal İletişim Departmanı ile beraber yönetilmesinden sorumludur.
5.3. Kurumsal İletişim Departmanı
5.3.1. Kurumsal İletişim Departmanı, Politikanın oluşturulması, uygulanması ve güncellenmesinin sağlanmasından Yönetim Kurulu adına sorumludur.
5.3.2. İç ve Dış Paydaşlarla doğru ve etkin iletişimin kurulmasından ve gerekli iletişim mekanizmalarının kurulmasından Kurumsal İletişim Departmanı sorumludur.
5.3.3. Paydaş Katılımına ilişkin süreçlerin Sürdürülebilirlik Komitesi ile beraber yönetilmesinden sorumludur.
5.4. Departman Müdürleri
5.4.1. Departman Müdürleri kendi çalışma sahasındaki faaliyetlerinde, bu prosedürün uygulanması ve çalıştığı alt yüklenicilerin bu prosedüre uygun çalışmasını sağlamaktan sorumludur.
5.4.2. Departman Müdürleri iletişimin gerçekleştirilmesi için gerekli organizasyonel ve teknik kaynakların etkin olarak zamanında sağlanmasından sorumludur.
5.4.3 Departman Müdürleri sorumluluğu altındaki çalışanlar ve alt yüklenicilerin, bu prosedürün kapsamı ile ilgili eğitim almasının sağlanmasından sorumludur.
5.4.4 Departman Müdürleri iletişim için belirlenmiş aksiyon planlarının gerçekleşmesinin sağlanması ve takip edilmesinden sorumludur.
5.4.5. Departman Müdürleri yapılan risk değerlendirmelerinden açığa çıkan iletişim ile ilgili ihtiyaçların giderilmesinin sağlanmasından sorumludur.
5.4.6. Departman Müdürleri sürekli iyileştirme için sistemin takip edilmesi ve geliştirilmesinden sorumludur.
5.5. Çalışanlar
5.5.1. İlgili olduğu ve katılması talep edildiği toplantılara katılmaktan sorumludur.
5.5.2. Görevlerini gerçekleştirme sürecinde ilgili iletişim metotlarını kullanmaktan,
5.5.3. İletişimin etkinliği ve gördükleri potansiyel riskler konusunda ilk olarak şeflerine veya müdürlerine ve Kurumsal İletişim Departmanına geri bildirimde bulunmaktan / görüşlerini paylaşmaktan sorumludur.